Planejamento e melhoria contínua

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Análise de dados quantitativos e qualitativos

A palavra-chave deste tópico é “conhecer”!

Mas conhecer exatamente o quê?

Bem, para começarmos, é importante compreender que antes de planejar e de organizar as nossas atividades na tutoria da Rede ASA, é necessário conhecermos o contexto da nossa atuação.

E mesmo que você pense: mas já não conhecemos esse contexto lá no módulo de apresentação da Plataforma SISSA? A resposta é: sim e não.

Sim, porque conhecemos o contexto amplo no qual a Rede ASA está inserida. E não, porque paramos na visão macro, mas você ainda precisa compreender o contexto específico da sua atuação. Ou seja, aquilo que diz respeito à Universidade, ao curso, à(s) turma(s) e aos estudantes que serão tutorados por você.

Para conhecer melhor esses aspectos, você pode fazer uso de dados qualitativos (que se referem à qualidade, expressos em forma de texto, áudio ou imagem) e quantitativos (que se referem à quantidade, expressos em formato numérico, estatístico ou por meio de escalas).

Sabe uma forma interessante para começar a explorar essas informações a respeito da sua Universidade e do seu curso? A respeito da Universidade, você pode buscar no site institucional informações sobre o histórico da Instituição e também realizar uma busca utilizando a sigla da Universidade com a palavra “dados” antes, ou então a sigla da instituição seguida pelo termo “em números”, como “dados UFG” ou “UFG em números”, por exemplo. A partir de uma breve consulta, você terá mais clareza do motivo de criação da Instituição e dos principais números associados aos cursos, alunos e profissionais que nela atuam.

Já para se apropriar das informações relacionadas ao seu curso, uma boa dica é consultar o Projeto Pedagógico do Curso, conhecido como PPC. No PPC, você poderá consultar informações como os objetivos e as justificativas relacionados à criação do curso; os princípios norteadores para o processo de formação; as expectativas referentes à formação profissional; e a estrutura curricular.

Uma vez exploradas as informações quantitativas e qualitativas da Instituição e do curso, é hora de conhecer melhor as disciplinas, as turmas e os alunos.

Para facilitar a sua investigação, listamos algumas perguntas que podem nortear sua busca por informações.

Sobre a(s) disciplina(s):

Sobre a(s) turma(s):

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Sobre os alunos – um olhar individual:

Note que, no caso de uma atuação mais voltada para o acolhimento dos estudantes, podemos pensar, ainda, em questões como:

Essas questões podem ser analisadas a partir das suas próprias percepções, de informações dos sistemas institucionais, junto aos docentes do curso e até a partir de interações com colegas do curso. Todas as comunicações são oportunidades de praticar uma escuta ativa para compreender o contexto dos estudantes que serão tutorados por você.

Ah! Um ponto de fundamental importância é manter discrição e sigilo em relação às possíveis informações que você venha a ter acesso, mesmo aquelas que pareçam “inofensivas”. Nossa atuação no projeto tem como premissa preservar as pessoas envolvidas.

Uma vez conhecido o contexto da Instituição, do curso, da disciplina, da turma e dos alunos a partir de informações consistentes e atualizadas, estamos prontos para avançar para os próximos passos.

Desenvolvimento do Plano de Atuação

O desenvolvimento do Plano de Atuação do(a) tutor(a) consiste em elaborar um roteiro de atuação, o qual organiza e sistematiza as ações proativas que serão realizadas.

E por que somente as ações proativas?

Porque as ações receptivas devem entrar no processo de trabalho da tutoria, sendo realizadas de maneira contínua. Por exemplo: o fato de acessar e de responder todos os dias as mensagens encaminhadas pelos alunos não precisa constar no Plano de Atuação, já que essa é uma atividade diária a ser cumprida, independentemente da existência de um plano.

Então, quais intervenções devem ser previstas
no Plano de Atuação?

O processo de elaboração de um plano de qualquer natureza consiste no esforço de prever cenários futuros e de definir de que forma atuar nesses cenários.

Trazendo para a atuação da tutoria da Rede ASA, podemos considerar a seguinte situação:

Imagine que você atua com foco no acolhimento dos estudantes. Assim, vislumbrando o ingresso de novos alunos no curso, você pode planejar em casos de novos ingressos uma ação de boas-vindas e compartilhamento de informações relevantes.

Ou ainda, no caso de uma tutoria focada em conteúdo:

Ao saber das datas das futuras avaliações, você pode planejar o envio de dicas aos estudantes sobre os temas que serão contemplados na atividade avaliativa.

Perceba que, nesses casos, diferente da atividade contínua de responder às dúvidas, essas ações estão condicionadas a um fato que ocorrerá em algum momento e que servirá de “gatilho” para uma intervenção da tutoria.

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E é justamente por isso que é tão importante conhecer o contexto de atuação, porque, quando nos propomos a elaborar um Plano de Atuação, precisamos conhecer a realidade na qual ele será aplicado, visando, assim, a intervenções coerentes e efetivas.

Para resumir o que precisa ser considerado para a elaboração do Plano de Atuação do(a) tutor(a) da Rede ASA, elencamos os seguintes pontos:

Desenhe a jornada que os alunos vão percorrer durante o período em que estarão sob a sua tutoria

e tenha clareza dos eventos e dos acontecimentos durante esse período.

Analise cada etapa dessa jornada

e, levando em consideração as respostas que você encontrou para os questionamentos do tópico anterior, identifique as situações em que cabe alguma intervenção sua, seja com uma dica ou com a disponibilização de conteúdos complementares por meio do envio de um lembrete sobre uma data importante, enfim, o que fizer sentido para favorecer o processo dos alunos.

Para cada necessidade de intervenção identificada, indique o que será feito

(qual ação); para quem (quem receberá); por que (qual o objetivo); quando será feito (referência temporal ou “gatilho” para a intervenção); como (conteúdo, meios, formas, condutas e recursos); e qual o resultado esperado. Esse registro servirá tanto para sua organização quanto para o devido registro das intervenções realizadas.

Ah! E vale destacar quatro pontos importantes nesse processo:

Defina os meios de comunicação

(e-mail, plataforma utilizada pela Instituição, WhatsApp, ligação telefônica, etc.) não somente a partir das suas preferências ou dos alunos, mas também com base nas diretrizes institucionais. O equilíbrio entre ambos os aspectos é um caminho interessante a seguir. Vale trocar uma ideia com seu(a) supervisor(a) local sobre isso.

Utilize uma linguagem acessível para os alunos.

A melhor comunicação é aquela em que o receptor compreende exatamente a mensagem que o emissor gostaria de transmitir. Concorda?

Considere que, pensando em intervenções personalizadas, nem todos os alunos precisam ser acionados da mesma forma.

Por exemplo: no último dia para a entrega de uma determinada atividade, o envio do lembrete sobre o prazo final faz sentido apenas para aqueles estudantes que ainda não enviaram a atividade.

Aqui o ditado de que “é melhor pecar pelo excesso” não funciona!

Isso porque, exageradas intervenções cansam e sobrecarregam os alunos, e, na verdade, não são necessárias. Então, para não corrermos o risco de nossas intervenções gerarem alertas de spam, precisamos encontrar o equilíbrio entre o que é necessário (receber a intervenção) e o que é suficiente (para manter o aluno amparado). Combinado?

E que forma deve ter o Plano de Atuação?

A verdade é que não existe um modelo universal de Plano de Atuação. Então, podemos considerar que o melhor modelo é aquele que funciona dentro do nosso processo de trabalho colaborativo.

Vamos deixar uma sugestão de uma forma que contempla as informações mínimas que já comentamos anteriormente e que são importantes, mas você poderá fazer as adaptações que julgar pertinentes, inclusive adicionando novas informações.

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Um jeito simples de elaborar e de fácil visualização do Plano é em formato de tabela, conforme mostra o exemplo a seguir. No Apêndice disponibilizamos um exemplo de Plano de Atuação de cinco dias baseado em uma situação fictícia.

Caso você opte por seguir esse modelo, poderá cadastrar o seu Plano em uma planilha eletrônica e, inclusive, registrar diariamente indicadores de interesse, como aqueles referentes às atividades de participação obrigatória ou outros, relacionados aos objetivos das intervenções. Esse registro dos indicadores junto ao Plano de Atuação ajudará a visualizar a variação dos índices conforme novas intervenções forem realizadas.

Melhoria contínua e Gestão do Conhecimento

Com um Plano elaborado, é hora de colocá-lo em prática!

E é justamente nesse processo de aplicar na prática as ações planejadas que temos a oportunidade de observar se os resultados esperados estão, de fato, sendo alcançados.

Vamos a um exemplo!

Resgatando o exemplo de Plano que apresentamos no Apêndice (lembra?), no primeiro dia do plano há um convite para a participação na enquete, já no quarto dia há mensagens personalizadas, tanto para aqueles que ainda não participaram quanto para aqueles que já fizeram a sua contribuição. E por que isso? Porque, a partir de experiências em outras ações dessa natureza, espera-se esse comportamento: alguns estudantes participativos desde o início e outros que deixam para realizar suas participações mais próximas do prazo final.

Mas, digamos que chegou no quarto dia e sequer um(a) aluno(a) participou da enquete proposta.

Esse fato causa alguma estranheza, concorda? O que poderia ter acontecido? Será que os alunos receberam a mensagem? Será que o link da enquete está funcionando? Será que as opções colocadas estão de acordo com as possibilidades da turma? Será que os estudantes entenderam a mensagem? Diferentes questões podem ser levantadas em uma situação como essa.

Mas vale pensar também em um desdobramento diferente, no sentido contrário. Imagine que na terça-feira (dia seguinte ao envio da mensagem) todos os estudantes já tivessem respondido à enquete. Fato curioso, não? E o que poderia ter ocorrido? Foi sorte nossa? Estão todos muito engajados? A mensagem foi muito certeira? O meio escolhido foi o mais adequado possível?

Veja, só estamos ilustrando com esses exemplos para demonstrar que, por mais que façamos nosso planejamento visando a um resultado esperado, é necessário acompanhar diariamente o quanto estamos próximos desse resultado. Somente assim poderemos lidar com as contingências inerentes ao processo para perceber os reais resultados das nossas intervenções e identificar eventuais necessidades de alteração no Plano.

E esse ponto é crucial para a efetividade da nossa atuação: o plano não está escrito em pedra. Ele foi elaborado a partir de um cenário esperado, que pode ter alterações ao longo do tempo e demandar ajustes durante o processo.

Por acaso, em ambas as situações que colocamos, caberia algum
ajuste no plano? Você concorda?

Quais ajustes você faria no Plano do Apêndice caso um ou outro caso fora do esperado ocorresse? Faça esse exercício para ambas as situações: no caso do total silêncio dos estudantes e na ocasião da participação em massa.

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Para além da possibilidade de acompanhar o indicador de participação em uma enquete, vale destacar que todas as ações e atividades realizadas podem ser observadas de maneira quantitativa e qualitativa.

Em uma visão mais objetiva (numérica), você pode acompanhar informações como:

• número e percentual de participantes nas atividades síncronas;
• acessos aos materiais didáticos;
• entrega e/ou participação nas atividades formativas (opcionais);
• entrega e/ou participação nas atividades somativas (avaliativas);

Perceba que os olhares quanti e qualitativo são complementares e, em conjunto, poderão favorecer uma melhor compreensão dos resultados das intervenções e das possibilidades de melhorias.

E, nessa linha, queremos sugerir uma reflexão. Não são raras as situações em que o(a) estudante pode receber suporte da tutoria, porém ele não procura ajuda. O(a) aluno(a) simplesmente “some”. Considerando a sua prática como tutor(a) da Rede ASA: como você poderá “ouvir” o que não é dito e “ver” aquilo que não é mostrado? Quais indicadores qualitativos e quantitativos poderão ajudar você a perceber uma oportunidade de intervenção mesmo em situações discretas e não manifestadas?

Enquanto você reflete sobre isso, aproveitamos para lembrar de um outro ponto fundamental na nossa prática: o registro padronizado (entre os diferentes tutores, disciplinas, cursos e universidades) das informações das nossas intervenções.

Para garantirmos a possibilidade de ter um olhar geral para as intervenções realizadas por toda a equipe de tutoria, algumas informações serão registradas periodicamente a partir de um instrumento específico, o qual será apresentado e disponibilizado oportunamente.

Em linhas gerais, nesse instrumento de registro das nossas intervenções, vamos cadastrar o número de interações síncronas e de interações assíncronas por aluno(a, com a possibilidade de classificar os tipos de intervenções: se foi receptiva ou proativa e o meio utilizado.

E, para todo esse processo de análise, planejamento, execução, novas análises, alterações nos planos, novas intervenções e registro de indicadores, precisaremos combinar entre nós uma prática considerada fundamental para que todo esse conhecimento construído ao longo do processo seja um conhecimento compartilhado. Essa prática é chamada de gestão do conhecimento.

Sabemos que tudo o que estamos construindo é fruto da soma dos nossos conhecimentos tácitos, ou seja, o conhecimento associado às nossas habilidades pessoais e específicas.

O mais interessante é que podemos, em alguma medida, codificar e sistematizar esse conhecimento em uma linguagem de comum entendimento, o que significa dar a todo esse conhecimento uma forma explícita (conhecido também como conhecimento explícito).

E, quando falamos em garantir a gestão do conhecimento, estamos nos referindo a seguir determinados procedimentos e diretrizes que permitam a criação, a divulgação e a institucionalização do conhecimento que estamos construindo juntos.

Sabe uma forma que pode nos ajudar a dar início a esse processo?

Pergunte a si mesmo(a) e responda: caso eu estivesse chegando no projeto para atuar como tutor(a) depois que o processo da tutoria já estivesse maduro, quais informações e registros eu gostaria de ter acesso com relação ao processo de trabalho dos tutores que vieram antes de mim?

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Reflita sobre essa questão e se alinhe com a supervisão local sobre os sistemas institucionais que podem ser utilizados para armazenar todos esses registros. Ah! Uma possibilidade é você buscar ajuda também na biblioteca da sua Universidade. Os profissionais da biblioteconomia possuem conhecimentos importantes no que diz respeito à gestão da informação e podem fornecer dicas e sugestões muito úteis para nós.

E, para finalizar, registramos que, ao final de cada ciclo, depois de ter elaborado o Plano de Atuação, colocado ele em prática, acompanhado os resultados pontuais das ações, eventualmente, ter repensado e reformulado algumas das intervenções previamente definidas e, por fim, manter tudo isso registrado, é hora de trazer um olhar mais amplo para tudo o que aconteceu para, assim, poder planejar o próximo ciclo.

Isso significa que podemos aprender com o que passou, identificando boas práticas que podem ser mantidas e reformulando aquelas que não se mostraram tão efetivas quanto esperávamos.

Eu imagino que você já deve ter escutado algo sobre processos de melhoria contínua, não é mesmo?

E na verdade é disso que estamos falando desde o início deste tópico quando comentamos a importância de acompanhar cada intervenção e de avaliar necessidades de mudanças.

Então, a ideia aqui é a mesma. A única diferença é que, nesses momentos de encerramento e de início de novos ciclos, precisamos considerar o cenário completo em nossa análise.

Isso não lhe soa familiar? Pois é! Foi justamente desse ponto que partimos lá no início do conteúdo deste módulo quando falamos que a palavra-chave naquele momento era “conhecer”. Lembra?

Então, voltamos àquele mesmo ponto?

Em alguma medida, podemos dizer que sim, porque todo aquele processo de investigação e de análise precisa ser considerado novamente para definir um novo Plano, um Plano renovado.

A diferença é que aqui nós teremos participado do ciclo que está se encerrando, então nosso desafio será atualizar as análises iniciais (em vez de construí-las do zero), mas, diferente daquele momento inicial, não precisamos imprimir esforços em nos apropriar do contexto, e sabe por quê? Porque nesse ponto do caminho somos também parte dele.

Mas atenção! Isso não significa que o fato de ter vivido todo o ciclo junto aos estudantes nos torna conhecedores de todas as informações. Então, resgatando o trabalho colaborativo e as atuações complementares entre os envolvidos na Rede ASA, procure trocar ideias e informações com os docentes, supervisores locais, outros tutores e pesquisadores do projeto. Esse processo poderá gerar insights que talvez não surjam em um trabalho solo.

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Referências

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